Solicitar tu historia clínica en Colombia es un derecho fundamental reconocido por la Ley 23 de 1981 y la Resolución 1995 de 1999. Tanto si la necesitas para un proceso legal, un traslado de EPS o simplemente para conocer tu estado de salud, tienes derecho a obtener una copia completa de forma gratuita. En esta guía encontrarás el procedimiento oficial, los documentos que debes presentar según tu caso y los canales disponibles en las principales EPS del país.
¿Qué es la Historia Clínica y por qué puedes pedirla?
La historia clínica es el registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente, tal como lo define el Artículo 34 de la Ley 23 de 1981. Se trata de un documento privado, sometido a reserva, que solo puede ser conocido por terceros previa autorización del titular o en los casos previstos por la ley. No es un favor que te hace la institución médica: es tu derecho exigirla.
Contenido oficial de una historia clínica
Cuando realices la solicitud, es importante que pidas expresamente que se incluyan todos los componentes del expediente. La historia clínica completa debe contener:
- Datos de identificación del paciente
- Antecedentes médicos personales y familiares
- Hojas de evolución médica y de enfermería
- Resultados de exámenes diagnósticos y de laboratorio
- Diagnósticos y planes de tratamiento
- Protocolos quirúrgicos (si aplica)
- Consentimientos informados firmados
- Registros de hospitalización y seguimiento clínico
Marco legal vigente que respalda tu solicitud
Tu derecho a acceder a la historia clínica no depende de la buena voluntad del médico o la clínica: está respaldado por un sólido marco normativo. Conocer estas normas te permite exigir con fundamento legal.
| Norma | Aspectos que regula |
|---|---|
| Ley 23 de 1981 | Define la historia clínica como documento privado de carácter obligatorio y establece el secreto médico |
| Resolución 1995 de 1999 (Minsalud) | Regula el manejo, archivo, custodia y conservación mínima de 20 años |
| Ley 1581 de 2012 | Protección de datos personales; la historia clínica es dato sensible |
| Resolución 839 de 2017 (Minsalud) | Establece el derecho del usuario a acceder a su historia clínica |
| Código de Ética Médica (Ley 23/1981, Art. 34) | Garantiza que terceros solo accedan con autorización del paciente o por ley |
¿Quién puede solicitar la historia clínica?
La normativa colombiana reconoce distintos solicitantes autorizados para acceder a la historia clínica, cada uno con requisitos específicos. El acceso no se extiende automáticamente a cónyuges, hijos adultos o quienes paguen la seguridad social del paciente: todos deben cumplir el procedimiento correspondiente a su caso.
Documentos requeridos según el tipo de solicitante
El propio paciente
- Copia del documento de identidad por ambas caras
- Formato de solicitud diligenciado y firmado
Tercero autorizado por el paciente
- Copia del documento del solicitante
- Copia del documento del paciente
- Carta de autorización firmada por el paciente (no mayor a 30 días)
- Formato de solicitud diligenciado
Padre o tutor de menor de edad
- Copia del documento del padre o representante legal
- Copia del documento del menor (tarjeta de identidad o registro civil)
- Documento que acredite el parentesco (registro civil de nacimiento)
- Formato de solicitud diligenciado
Familiar de paciente fallecido
- Copia del registro civil de defunción
- Copia del documento del solicitante
- Copia del documento del paciente fallecido
- Documento que acredite parentesco
- Solicitud con cláusula de confidencialidad firmada
Paciente en estado de incapacidad
- Copia del documento del solicitante (familiar en primer grado)
- Certificado médico que acredite la incapacidad del titular
- Documento que acredite parentesco o representación legal
- Si no hay certificado: declaración extrajuicio indicando la imposibilidad de obtenerlo
Representante legal o apoderado
- Copia del documento del apoderado
- Copia del documento del paciente
- Poder notarial o resolución judicial que acredite la representación
- Formato de solicitud con cláusula de confidencialidad
Procedimiento paso a paso para pedir la historia clínica
El procedimiento general aplica en la mayoría de IPS y clínicas del país. Sigue estos pasos en orden para evitar que te devuelvan la solicitud por documentación incompleta.
- Identifica la IPS donde se generó la historia clínica. La historia clínica la custodia la IPS que prestó los servicios, no necesariamente la EPS. Si tuviste consultas en varias clínicas, cada una tiene su propio expediente.
- Reúne los documentos según tu caso. Consulta la tabla de solicitantes anterior y prepara las copias necesarias antes de ir o enviar la solicitud.
- Descarga o solicita el formato de solicitud oficial. Cada institución tiene su propio formato. Puedes pedirlo en la página web de la IPS o directamente en el área de atención al usuario.
- Diligencia el formato completamente. Incluye la justificación de la solicitud, los datos del paciente y del solicitante, y firma donde corresponda. Algunos formatos requieren huella dactilar.
- Radica la solicitud de forma presencial, por correo electrónico o a través del portal web según los canales habilitados por la institución.
- Conserva el número de radicado. Este número es tu garantía para hacer seguimiento. Toda solicitud se considera un Derecho de Petición.
- Recibe la historia clínica en el plazo legal. La institución tiene un máximo de 3 días hábiles para entregar la historia clínica una vez radicada la solicitud.
Plazo legal de respuesta y qué hacer si no cumplen
Toda solicitud de historia clínica equivale a un Derecho de Petición, lo que significa que la institución tiene un plazo máximo legal para responder. Si la IPS no entrega la historia clínica en el tiempo estipulado, puedes interponer una queja ante la Superintendencia Nacional de Salud a través de su portal de PQRD o acudir a la Personería Municipal.
| Tipo de solicitud | Plazo máximo de respuesta |
|---|---|
| Historia clínica (Derecho de Petición general) | 3 días hábiles |
| Derecho de Petición ante entidad pública | 15 días hábiles |
| Información de carácter particular | 10 días hábiles |
Cómo solicitar la historia clínica en las principales EPS
Cada EPS o IPS tiene habilitados canales específicos para tramitar esta solicitud. A continuación encontrarás los métodos actuales disponibles en las aseguradoras más usadas en Colombia.
Sura
EPS Sura permite tramitar la historia clínica por dos vías:
- Presencial: Acércate a cualquier sede de archivo de una IPS adscrita a Sura con tu documento original y diligencia el formulario de solicitud en el acto.
- Correo electrónico: Envía la solicitud a [email protected] adjuntando la documentación pertinente y una carta de autorización para el envío digital.
Sanitas
Sanitas habilita la solicitud a través de su correo electrónico oficial:
- Correo electrónico: Escribe a [email protected] adjuntando el formato de autorización (disponible en su portal), copia del documento del paciente y, si aplica, carta de autorización firmada.
Nueva EPS
La Nueva EPS no custodia directamente las historias clínicas: la solicitud debe hacerse a la IPS donde se prestó el servicio. Los pasos recomendados son:
- Contactar por teléfono a la IPS asignada para solicitar el procedimiento exacto.
- Acudir de forma presencial a la IPS con el documento de identidad.
- Solicitar el envío de una copia digital si la IPS lo permite.
Compensar
Compensar permite gestionar la solicitud de forma digital a través de su portal web:
- Ingresa a la sección «Transacciones en línea» con usuario y clave en el portal oficial de Compensar.
- Los afiliados pueden solicitar también la historia clínica de sus beneficiarios menores de 18 años desde el mismo portal.
- Canal presencial: Descarga el formato desde la página, diligéncialo a mano y presén tate en cualquier sede habilitada.
¿Cuánto tiempo conservan tu historia clínica?
Según la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud, toda IPS está obligada a conservar tu historia clínica por un mínimo de 20 años contados desde la fecha de la última atención. Este tiempo se distribuye en dos etapas:
| Etapa de archivo | Tiempo mínimo | Descripción |
|---|---|---|
| Archivo de gestión (activo) | 5 años | Custodia en la sede del prestador para consulta inmediata |
| Archivo central | 15 años | Conservación en archivo institucional de acceso restringido |
| Total obligatorio | 20 años | Tras este periodo, la historia puede destruirse legalmente |
En casos especiales como víctimas de violaciones de derechos humanos, el tiempo de conservación puede duplicarse según la normativa complementaria. Si la IPS cierra o cambia de razón social, la obligación de custodia se transfiere a la entidad que la absorba.
Preguntas frecuentes sobre la historia clínica en Colombia
¿Tiene algún costo solicitar la historia clínica?
No. Solicitar una copia de tu historia clínica es gratuito. Ninguna IPS o EPS puede cobrarte por el acceso a tu propio expediente médico. Si alguna entidad te exige un pago, puedes presentar una queja formal ante la Superintendencia Nacional de Salud.
¿Puede la EPS negarme el acceso a mi historia clínica?
No puede negarlo de forma arbitraria. La única causal válida para no entregar la historia clínica es que la solicitud no cumpla con los requisitos formales exigidos según el tipo de solicitante. En ese caso, la institución debe informarte exactamente qué falta, no simplemente rechazar la petición.
¿Qué diferencia hay entre historia clínica e historia de urgencias?
La historia de urgencias forma parte del expediente clínico general del paciente. Cuando solicitas tu historia clínica completa, esta debe incluir los registros de urgencias, hospitalización, consulta externa, cirugías y cualquier otro servicio que hayas recibido en esa institución.
¿Puedo solicitar la historia clínica de una clínica que ya cerró?
Sí. Cuando una IPS cierra, la obligación de custodia de las historias clínicas se transfiere a la entidad que la absorba, a la EPS correspondiente o al ente territorial de salud de tu municipio. Debes contactar a la Secretaría de Salud local para determinar quién asumió la custodia.
¿Puedo solicitar la historia clínica si cambio de EPS?
Sí. Al trasladarte de EPS tienes derecho a recibir un resumen de tu historia clínica para que la nueva aseguradora tenga acceso a tus antecedentes. La EPS anterior está obligada a proporcionar esta información dentro de los plazos legales.
¿Qué hago si la IPS no entrega la historia clínica en el plazo?
Si la institución supera los 3 días hábiles sin entregar el documento ni justificar el retraso, puedes:
- Presentar una queja ante la Superintendencia Nacional de Salud (portal PQRD en supersalud.gov.co)
- Radicar un Derecho de Petición formal con constancia de recibido
- Acudir a la Personería Municipal o Defensoría del Pueblo de tu ciudad
- Interponer una acción de tutela si el retraso vulnera tu derecho a la salud o afecta un proceso legal urgente